La nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común tiene un objetivo claro de regular las relaciones entre las Administraciones y los ciudadanos en la que se tiene en cuenta el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación de los últimos años y cómo este afecta a las relaciones entre Administraciones con ciudadanos y empresas.
Hasta ahora, la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos ha sido la referencia fundamental pues en ella se establecía el derecho de los ciudadanos de poder relacionarse electrónicamente con las administraciones, pero quizás como una forma especial de gestión.
En la nueva ley da un giro importante ya que la tramitación electrónica es la principal siendo la excepción la tramitación en papel. Se desarrolla en 133 artículos distribuidos en siete títulos además de varias disposiciones transitorias y finales. En la última, disposición final séptima se trata al entrada en vigor de la ley que tendrá lugar a un año de su publicación en BOE. Esto es el 2 de Octubre de 2016, aunque se da un año más para la puesta en marcha de: registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico. Y sirva esto como aperitivo para todos los cambios o evoluciones tecnológicas necesarias para adaptarse completamente a la ley.
A continuación iré introduciendo los artículos de la ley que tienen más necesidades tecnológicas, y las implicaciones técnicas para la Administración.
Título I. De los interesados en los procedimientos
Representación y Apoderamiento (art. 5, 6)
Un ciudadano puede elegir que otra persona/empresa le represente y puede hacerlo a tres niveles:- que le represente para cualquier actuación con todas las Administraciones,
- que le represente para cualquier actuación con una Administración,
- que le represente únicamente para algunos trámites.
Implicaciones tecnológicas:
- Desarrollo de mecanismos (registro electrónico de apoderamientos) para que un ciudadano pueda decir quien puede representarle (apoderamiento), en qué, y con qué Administración/es (de forma personal o electrónica).
- Posibilidad de modificar esos apoderamientos
- Permitir que un apoderado pueda iniciar/consultar trámites de sus poderdantes.
- El registro debe ser plenamente interoperable con el de otras administraciones y con los registros mercantiles, de la propiedad, y de los protocolos notariales.
Identificación y firma de los interesados (art. 9, 10, 11, 12)
Un ciudadano podrá identificarse/firmar electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema con un registro previo que permita garantizar su identidad. Se diferencia en la ley la identificación de la firma. Con tres sistemas principales:
- Certificado electrónico
- Sello electrónico
- Sistemas de clave concertada (identificación) y otros que las Administraciones Públicas consideren válido.
La obligación de cada Administración es la de admitir al menos alguno de los tres sistemas.
Solo será obligatoria la firma sólo para:
a) Formular Solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer Recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
Si un ciudadano no tuviera capacidad tecnológica, un funcionario podrá hacerlo en su nombre con un consentimiento expreso para esa actuación.
Implicaciones tecnológicas:
- Preparar los sistemas para poder identificar a usuarios con certificados electrónicos tradicionales como FNMT y para sistemas alternativos de clave concertada como cl@ve (recomiendo este tutorial de cl@ve para saber como funciona :-)
- Preparar los sistemas para identificación de certificados de sello electrónico.
Título II. De la actividad de las Administraciones Públicas
Derechos y obligaciones de las personas en su relación con las Administraciones Pública (art. 13, 14)
Las Administraciones deben permitir a los ciudadanos comunicarse a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración y asistirles en el uso de los medios electrónicos.Las personas físicas podrán elegir si se comunican a través de medios electrónicos o no salvo que estén obligadas. El medio elegido puede modificarse en cualquier momento.
En cambio, están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos: las personas jurídicas, profesionales colegiados incluidos notarios y registradores, representantes de un interesado obligado a relacionarse electrónicamente y los empleados de las Administraciones Públicas en los tramites realizados por su condición de empleado público.
Implicaciones tecnológicas:
- La Administración debe crear un Punto de Acceso General electrónico de la Administración. Lo normal es que esté dentro de su sede electrónica.
- Debe gestionar la información sobre un ciudadano en la que se conozca el medio preferido de relación con la Administración y permitir la modificación de éste.
Registros (art. 16)
Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General que debe guardar la información de cualquier documento que se presente en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculada o dependiente.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes pueden disponer de su propio registro electrónica que debe ser plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
En la sede electrónica de acceso a cada registro debe aparecer la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.
Los documentos pueden registrarse además de en el registro electrónico de la Administración y Organismo en: oficinas de correos, representaciones diplomáticas o consulares, oficinas de asistencia sobre registros u otro método que establezcan las disposiciones vigentes. Por eso es imprescindible que los sistemas de registro sean interoperables.
Implicaciones tecnológicas:
- Adecuación del registro de la Administración para que permita registro electrónico.
- Hay que preparar los mecanismos para que cada vez que un usuario registra un documento pueda recibir una copia auténtica del documento con los datos del registro.
- Hay que tener actualizados los trámites disponibles en la sede electrónica que puedan iniciarse desde cada registro.
- En caso de múltiples registros asociados al Registro Electrónico General, éste último debe dar acceso a los registros electrónicos de cada Organismo.
- Los registros deben ser interoperables con los de las demás administraciones.
- Hay que preparar sistemas de digitalización para los documentos presentados de manera presencial.
Archivo de Documentos (art. 17)
Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único que corresponda a procedimientos finalizados. Estos documentos deben conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.Los medios o soportes deben contar con las medidas de seguridad, de acuerdo al Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Implicaciones tecnológicas:
Este breve artículo tiene implicaciones importantes que ya estaban intentando solucionarse en las administraciones desde que se introdujo la documentación electrónica y es todo lo relacionado con el Archivo Electrónico, y el proceso de archivo y gestión de firmas longevas (refirmado y sellos de tiempo) unido a todas las medidas de seguridad relacionadas con el ENS.
Emisión de documentos y copias por las Administraciones Públicas (art. 26, 27)
Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos. Para ser considerados válidos deberán:
- Contener la información en soporte electrónico en el formato que corresponda.
- Disponer de datos de identificación individualizados para cada documento.
- Incorporar referencia temporal de emisión.
- Metadatos mínimos exigidos.
- Firmas electrónicas que correspondan.
Los documentos meramente informativos, no requieren estar firmados electrónicamente.
La Administración debe poder expedir copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. La creación de una copia auténtica por una Administración debe ser válida en todas las Administraciones, por lo que se debe tener un registro o sistema similar interoperable con el resto de Administraciones que permita la validación de dichas copias. Todo esto de acuerdo a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el ENS.
Las copias en soporte papel requeriran de un código generado electrónicamente que permita contrastar la autenticidad de la copia.
Las Administraciones harán público a través de la sede electrónica los códigos seguros de verificación y otro sistema de verificación utilizado.
Implicaciones tecnológicas:
Las implicaciones técnicas de estos dos artículos son también muy importantes, ya que implican que la Administración disponga de un sistema de firma y verificación de firma de documentos. Un sistema de digitalización que garantice copias seguras y que incluya un mecanismo de identificación de documentos para su posterior verificación. Además de eso, no puede ser un sistema aislado, sino que tiene que poder comunicarse e interoperar con el resto de Administraciones.
Términos y Plazos (art. 29, 30, 31, 32)
Respecto a los plazos, se pueden señalar por días y si no se dice lo contrario se entiende que son días hábiles. Me ha parecido curioso, que si un día es hábil en un municipio o Comunidad Autónoma en la que resida el interesado e inhábil en la sede del órgano administrativo o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso. En lo referente al registro electrónico, se regirá a efectos del computo de plazos por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso.
El registro electrónico deberá:
- Permitir la presentación de documentos todos los días del año durante venticuatro horas.
- El inicio del computo de los plazos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo.
Si se produce una incidencia técnica que imposibilite el funcionamiento ordinario del sistema y hasta que se solucione la solución del problema, la Administración podrá determinar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede electrónica la incidencia técnica y la ampliación del plazo.
Implicaciones tecnológicas:
De nuevo, en este apartado hay varias implicaciones importante:
- Necesidad de mantener una hora oficial siendo necesario la sincronización de la hora de la sede con la de algún organismo oficial como la hora del Real Observatorio de la Armada
- Los sistemas deben estar preparados para que el registro funcione correctamente durante todo el año.
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¿Has llegado hasta aquí? Enhorabuena por tu voluntad, porque este no es un tema fácil de digerir. La segunda parte disponible en este enlace.
¿Has llegado hasta aquí? Enhorabuena por tu voluntad, porque este no es un tema fácil de digerir. La segunda parte disponible en este enlace.
Muchas gracias David, superclaro tu resúmen y destacados.
ResponderEliminarExcelente trabajo. Claro, muy "digerible" y extremadamente útil. Ánimo con el resto de título. Muchas gracias.
ResponderEliminarMuchas gracias David, a los que no somos expertos nos resulta muy útil.
ResponderEliminarExcelente. Muchas gracias
ResponderEliminarBuen trabajo David. Saludos y muchas gracias
ResponderEliminarMuchas gracias.
ResponderEliminarGracias, muy util
ResponderEliminarMuchas gracias, me está siendo muy útil. Sin ánimo de ofender, podría haber un error en el apartado art. 5,6 "Permitir que un apoderado pueda iniciar/consultar trámites de sus apoderados" No sería trámites de sus poderdantes?.
ResponderEliminarMuchas gracias, ya he corregido el error :-)
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