¿Cuántos de vosotros sois más productivos en vuestra casa que en el trabajo? ¿Cuántas veces ha terminado tu jornada laboral y te has preguntado: Y que he hecho hoy?. De siempre me he sentido muy interesado con las técnicas de gestión del tiempo. El libro de referencia es  "Getting Things Done (GTD): The Art of Stress-Free Productivity" de David Allen. Lo importante siempre es poder planificar el día anterior que tareas vas a realizar, asignarle un tipo y desarrollarlo en la franja de tiempo que le asignes en tu calendario. Estas técnicas (Entrevista a David Allen) también te ayudan a organizar las tareas y el correo. Por ejemplo, procesando los mensajes que te llegan, si se pueden resolver en menos de dos minutos, archivándolos en una carpeta para gestionarlo hoy, esta semana, la semana que viene, el próximo mes o el próximo trimestre (por ejemplo) de esta forma se puede tener la bandeja de entrada limpia, todo bien organizado y todo ira de maravilla. Recomiendo leer este libro. Fin.

¿Que bonito verdad? Pues a esa receta maravillosa que hay que conocer y aplicar siempre que se pueda, en algunos trabajos no es tan fácil de llevar a cabo. ¿Cómo organizas tu tiempo cuando tu agenda está repleta de reuniones una detrás de otra y antes de la siguiente hay otra y la primera empieza justo cuando llegas a la oficina?  ¿Cómo haces cuando habías planificado una reunión para una hora y esta se prolonga de forma que se solapa con la siguiente y la siguiente es en la otra punta de la ciudad? ¿Como resuelves que mientras que estás en una reunión te entran 5 llamadas y 20 correos que tienes que gestionar pero como cuando sales de una entras en otra no puedes empezar a contestarlo hasta después del trabajo? Por supuesto, si tienes un hueco libre para poder empezar a aplicar tu GTD te entran dos o tres llamadas nuevas o alguien que pasa por tu puerta te dice si puede entrar 5 minutos que traducido a horario de empresa es como mínimo media hora. Cualquier directivo o comercial podrá sentirse identificado con estas ideas. Y si tienes un puesto de responsabilidad, necesitas pensar y tomar decisiones. Esa avalancha de reuniones te  impedirán que puedas planificar o gestionar nada en la oficina o por lo menos mientras haya gente. Para esto hay dos soluciones:

a) Solución clásica. Pasa toda la jornada laboral en reuniones de las que seguro sales con una o dos reuniones futuras. Cuando todo el mundo se haya ido de la oficina empieza a responder los correos, come a partir de las 17:00h y por la noche intenta vaciar tu bandeja de correo, leer alguno de los cientos de documentos que tienes pendientes que no has podido leer durante el día y quédate dormido delante del ordenador.

b) Solución DBV Patented. Rompe con todo, da un cambio radical. Como dice Jason Fried en su video ¿Por qué no se trabaja en el trabajo? el mayor enemigo son los M&M (Managers & Meetings- Gerentes y Reuniones). El anterior video que os recomiendo veáis sin perder detalle se compara que igual que para dormir se necesita silencio y se pasan por distintas fases, para trabajar también hace falta poder estar concentrado. Se necesita poder estar trabajando sin interrupciones durante 3 o 4 horas. El problema de la productividad no es que llegue correo o que alguien se conecte a Facebook 5 minutos para descansar como otros pueden hacer tomando un cigarrillo sino las continuas interrupciones externas. 

Aunque el tono de esta entrada del blog sea un poco en broma, el tema es muy serio y produce situaciones de estrés y ansiedad en muchos trabajadores y directivos. Si aplicas algunas de las ideas que pongo aquí abajo y te dan resultado, no dudes en comunicármelo y si hay otras que te funcionan por favor comenta la entrada y que todos aprendamos a mejorar el uso de nuestro tiempo.

1.- Intenta seguir la guía de David Allen para la gestión del tiempo. Utilízala para planificar el día siguiente, para organizar tu correo y tareas.

2.- Evita todas las reuniones que no sean imprescindibles. Cuando te planteen una reunión hazte las siguientes preguntas: - ¿Soy imprescindible en esa reunión?, ¿Si no estoy no serán capaces de llegar a ningún sitio? Si la respuesta es NO, entonces no vayas. Si la reunión puede solucionarse con una llamada de teléfono entonces hazla.

3.- No debe existir una reunión que no tenga un orden del día. En las reuniones hay que hablar sólo sobre los puntos del orden del día y no salirse de los temas ni meter temas nuevos, los comentarios de otras cosas se pueden hacer tomando un café. 

4.- Las reuniones deben ser resolutivas y al terminar se deben sacar unas conclusiones claras y uno de los asistentes debe hacer un acta de la reunión para que las palabras y ese tiempo de reunión no se lo lleve el viento.

5.- No planifiques reuniones durante las dos primeras horas del día ni a última hora. Las dos primeras horas del día son en las que más se rinde y se puede tener una concentración importante con lo que lo puedes dedicar a 'trabajar' resolviendo tareas pendientes, tomando decisiones, leyendo documentos importantes, etc. Para ello es importante dejar el teléfono/los teléfonos en silencio. Poco a poco tus colaboradores sabrán como trabajas y en ese rato de concentración no te llamarán. Si es posible, tampoco leas el correo.

6.- 1 hora de puerta abierta para visitas no planificadas de 5 minutos :-) si puede ser cada dos o tres días mejor que a diario. Durante esa hora puedes ir gestionando correo o realizando una tarea que pueda interrumpirse mientras no venga nadie.

7.- En la presentación de Jason Fried se propone que durante medio día a la semana (quincena o mes) nadie de la empresa hable con otro. Ésta será la mañana o tarde más productiva para la empresa ya que todo el mundo podrá estar concentrado en su trabajo. Debería probarse y ver si da resultados.

8.- Si puedes organizar tu agenda para dejar un día completo a la semana sin reuniones hazlo. Te ayudará a procesar las tareas que salieron de las reuniones en las que estuviste.

9.- No vivas apagando fuegos continuamente (salvo si eres bombero) intenta planificar y organizar hacia donde va tu empresa. También es mejor pocos objetivos muy claros que estar en cien mil cosas y no terminar nada.

10.- ¿Tienes familia? Si, la tienes y es lo más importante. A veces estás tan agobiado con el trabajo, que llegas a casa y sigues trabajando y jugar con tus niños, sus tareas del cole, de organización de la casa, organización de comidas o decidir que comprar para los reyes son más importantes que el trabajo. Hay que intentar no descuidarlo y darle la prioridad que se merecen.

Referencia Interesante:
25 ideas prácticas para trabajar en la oficina